Optimizar los recursos es clave en la mejora de resultados. En este casos de éxito teníamos el reto de mejorar el flujo de leads para nuestro cliente del sector educación de posgrado. La institución educativa ha decidido dar el paso e implantar la automatización del flujo de trabajo para mejorar el tiempo de respuesta a los prospectos y la comunicación que realizaban con ellos, una decisión excelente que mejorará la productividad y la eficacia de su equipo.
Pero antes de poder disfrutar de las ventajas, el cliente debía asegurarse de que los flujos funcionen. Para ello, se requerían una serie de pasos.
¿Por qué mejorar los flujos de automatización de los equipos?
No todos los clientes disponen de un gran presupuesto para pagar las herramientas más caras, por lo que es necesario optimizar los recursos. En este caso, se contaba con las plataformas de Hubspot y Salesforce. Dos potentes herramientas que necesitaban unirse para lograr la correcta sintonía entre Marketing y Ventas.
HubSpot tiene límites en cuanto a la cantidad de automatizaciones que se pueden realizar. Siendo nuestro cliente, una empresa con diferentes productos y cada una con diferentes áreas y procesos, aumenta la complejidad.
El problema principal
El equipo de marketing y captación de leads empleaba un Workflow robusto que ejecutaba la mayoría de las acciones de marketing.
Por su parte, el área de ventas trabajaba con un workflow similar que asignaba las tareas a las coordinadoras de ventas responsables de cada lead que ingresaba.
Este método había servido durante mucho tiempo, pero podía mejorarse.
Debido a los diferentes equipos de venta que manejaba el cliente, los productos de los que cada uno se encargaba y la rotación de personal, tener un workflow complejo generaba más problemas que soluciones a los equipos, como:
- Contactos que no podían ser atendidos por Ventas debido a que la información se quedó en el flujo de otra coordinadora.
- Leads duplicados con tareas duplicadas en diferentes equipos de venta (generando doble seguimiento y confusión al mismo lead).
- Reprocesos y revisiones constantes a la base de datos.
Workflows automatizados por producto
La solución: implementar workflows más cortos y sencillos para el área de ventas en cada producto, reemplazando los workflows complejos que se tenían. Esto permitirá solucionar los problemas de coordinación y responsables de cada producto en el área de ventas y que los contactos sean contactados rápidamente.
Los pasos para lograr este objetivo fueron los siguientes:
1. Identificar
Se agendaron reuniones con las coordinadoras de los equipos de venta para conversar sobre los problemas más comunes en las áreas que tenían relación con las automatizaciones.
2. Mapear
Elaborar un mapa con todos los workflows y productos que existían. Así como, las tareas de las áreas y cómo sería un flujo ideal para el tratamiento de datos de los leads y de las tareas para que continúen con su proceso de ventas.
3. Soluciones
Proponer cambios en los workflows y nuevas propuestas al flujo de trabajo actual.
4. Probar
Se realizó un experimento con solo 1 producto y con una coordinadora de ventas con su equipo de trabajo. Esto para identificar si el nuevo flujo de trabajo, las tareas y procesos funcionaban.
5. Compartir y documentar
Validado el experimento se realizó el cambio en el resto de productos, se eliminó el Workflow anterior y se establecieron guías para el uso de las automatizaciones.
Si lo piensas bien, automatizar procesos y flujos de trabajo de tu empresa es una obviedad. Te ahorra tiempo en la ejecución y recursos a la hora de asignar tareas. Además, mejora el flujo de trabajo tanto en la fase de captación como en la de venta. Esto permite una comunicación más fluida con tus clientes.
Pero eso es solo la punta del iceberg. Aquí tienes otras ventajas clave que puedes esperar cuando automatices tus flujos de trabajo:
- Mayor eficiencia. La automatización acelera los procesos y permite a los trabajadores centrarse en tareas más importantes.
- Mayor precisión. la automatización reduce el número de errores gracias a la precisión de los tiempos y la repetibilidad de los pasos.
- Mayor escalabilidad. A medida que su empresa crece, puede añadir o eliminar fácilmente flujos de trabajo según sea necesario sin tener que realizar cambios en todo el flujo.
- Ahorro de costes. Los flujos de trabajo automatizados suelen traducirse en una reducción de los costes operativos.
Los resultados después de automatizar el proceso
Los resultados fueron impresionantes. Se redujo drásticamente el número de contactos duplicados y los problemas con las bases de datos: pasamos de tener al menos 2 alertas diarias a solo 1 semanal.
También mejoró el traspaso de información de un departamento a otro y la comunicación entre los equipos de ventas y marketing. Esto condujo a una reducción drástica del tiempo necesario para resolver y revisar los contactos con los clientes: de 1 hora en promedio cada día.
Si aún no estás seguro de implantar la automatización del flujo de trabajo en tu empresa, este caso práctico puede ayudarte a cambiar de opinión. La empresa no solo experimentó un aumento de la eficiencia y la productividad, sino que los empleados también se sintieron más satisfechos con su trabajo tras la implantación de la automatización.
Si te interesa implementar este tipo de soluciones en tu negocio y así mejorar tu tasa de retención de clientes, te invitamos a conocer más de nuestro servicio de Soluciones de Automatización con HubSpot.
