5 tips para que Marketing y Ventas tengan reuniones efectivas

Uno de los mayores inconvenientes de las organizaciones modernas es el poco alineamiento que existe entre el equipo de Ventas y el equipo de Marketing. En ese contexto surge el Smartketing como una metodología para que estas áreas pueden trabajar como un solo equipo.

En Impulse hemos realizado un estudio para analizar el Estado de Smarketing en Perú, con las respuestas de más de 120 profesionales de Marketing y Ventas.

1. Enfocarse en resolver problemas

Evitar, en lo posible, que las reuniones sean solo presentaciones de resultados o proyecciones de futuros escenarios. Las reuniones de Smartketing son los lugares designados para que el equipo hable de lo que no está funcionando y de cómo se pueden solucionar estos problemas.

Para ello es vital poder hacer un análisis integral de la campaña o proyecto que se esté trabajando e identificar las fricciones y oportunidades de mejora para poder captar leads calificados. Luego se hace una lluvia de ideas con posibles soluciones y, finalmente, se decide por la mejor opción, tanto para el departamento de marketing como el de ventas. Es importante que se generen tareas específicas y se asignen responsables antes de que termine la reunión.

2. Definir una agenda precisa para cada reunión

La estructura de la reunión debe definirse previamente y ser enviada a los involucrados con antelación para que cada uno prepare su participación. Esto permitirá que las reuniones sean dinámicas y se optimice el tiempo de la mejor manera.

El diseño de la agenda se debe basar en el monitoreo de resultados de acuerdo a los objetivos definidos en el Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) y se deben llevar datos concretos, no proyecciones. Marketing y Ventas se han unido para perseguir metas comunes y conjuntas, el objetivo de las reuniones es comprobar qué tan cerca o lejos están de lograr los números acordados y llegar a la meta de ventas para asegurar el éxito de la campaña o proyecto.

3. Distinguir entre tipos de reuniones

Es necesario hacer una distinción entre tipos de reuniones de acuerdo a: los objetivos que se persiguen, el tiempo destinado a ellas y las personas involucradas.

Las reuniones semanales, por ejemplo, suelen ser más cortas y altamente interactivas. El objetivo es ubicarse todos en la misma página y avanzar al mismo ritmo. Las reuniones mensuales, por el contrario, incluyen análisis de resultados y de reportes para resolver problemas con plazos más largos.

4. Considerar el tamaño del grupo invitado

Está demostrado que las reuniones son más efectivas con grupos menores a 10 personas. En el caso de que exista un riesgo de que sean muchos participantes, se puede prescindir de ciertas personas de acuerdo a algunos criterios.

• Si se trata de resolver problemas de la operación diaria, no es necesario que estén los jefes de rango más alto.
• Se pueden crear sub-grupos pequeños de acuerdo a ciertas variables como: línea de productos o ubicación geográficas.
• Se propone un sistema de rotación de asistentes de acuerdo a una lógica previamente definida, para que entren y salgan los involucrados.

5. Asegurar la participación equilibrada de todos

Es muy importante que todos los asistentes tengan las mismas oportunidades de participar activamente en la reunión. Que nadie asuma el protagonismo, que no se desvíen del tema contando anécdotas personales y que ninguno se quede sin hablar.

Para esto, es necesario llevar un registro de participaciones. Interrumpir amablemente a quien acapara la atención y, respetuosamente, invitar a los más tímidos a compartir sus impresiones.

Lo más importante de estas dinámicas es lograr que el área de Ventas y de Marketing se sientan como un solo equipo caminando juntos hacia el mismo lado, con objetivos claros y con el camino despejado para llegar a ellos.

Cada reunión debería significar un impulso de motivación para cada miembro del equipo, así como un lugar para conocerse, acercarse y empatizar entre todos. Al fin y al cabo, la idea es poder construir logros de lo cuales sentirse orgullosos.

Algunas puntos que recomendamos tocar en todas las reuniones de Smarketing

Sobre el cierre de nuevos negocios

• ¿Qué acción clave llevó al cierre de ese negocio?
• Los leads que cerraron, ¿tienen algún atributo en común? (fuente de origen, interacción en la web
• ¿Cuál es el dolor principal que soluciona el producto o servicio que vendemos?

Sobre oportunidades que no llegaron a cerrar (un qualified lead que no se convirtió en cliente)

• ¿Qué dolores no llegamos a solucionar?
• ¿Se fue con la competencia? ¿Cuál fue el diferencial principal?

Sobre las métricas

• ¿Cuántos Marketing Qualified Leads (MQL) generó la estrategia de marketing?
• ¿Cuántos MQLs fueron aceptados por el área de ventas para ser SQL?
• ¿Cuales son las tasas de conversión semanal?

Las reuniones de Smarketing son el alma para una estrategia de alineación entre las áreas de Marketing y Ventas. Es el lugar donde nace la discusión y se produce el feedback inter area. Recordemos, ambas áreas son las encargadas en entender a los buyer personas del negocio y estar enfocados siempre en deleitar al prospecto durante todo su viaje de compra.

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